Der etwas kompliziert klingende Ausdruck „Referentielle Integrität“ steht in der Datenbank-Fachwelt für eine Datenbank-Funktionalität, mit der „Waisenkinder“ in den Dateien vermieden werden.

Beispiel gefällig? Sie legen einen Kunden mit der Nummer 17 neu an und erstellen für ihn dann einige Lieferscheine. Nachher lassen Sie gleich eine Sammelrechnung über diese Lieferscheine drucken. Nun bedient jemand anderer das Programm, sieht den neuen Kunden 17 und findet, daß der da eigentlich nichts zu suchen hat und will den Kunden folgerichtig (für ihn) aus der Kundendatei löschen. Doch nein! Bäckerei Extra! wird das nicht zulassen und sofort mit einer Fehlermeldung reagieren! An diesem Kundendatensatz #17 hängen ja nun eine Preislisten-Zuordnung, eventuell eine oder mehrere Standard-Bestellungen, diverse Lieferscheine und auch ein Rechnungseintrag im Fakturenjournal – neben den .PDF-Dokumenten der erstellten Lieferscheine und Rechnungen im PDF-Store! Wenn der Kunde gelöscht worden wäre – wem sollten all diese Datensätze denn dann zugeordnet werden? Sie wären ‚Waisenkinder‘! Also funktioniert das Löschen so eines Kundendatensatzes in Bäckerei Extra! nicht! Programme, die solches zulassen, erlauben, dass unzuordbarer „Datenmüll“ in den Dateien entsteht! Die nicht zugreifbaren Datensätze sind dann verwaist, können oft gar nicht gelöscht werden, behindern ordnungsgemäße Statistiken und Auswertungen, weil Datensätze aufscheinen, denen die Bezugspunkte fehlen. Die Lieferscheine hätten keine Kundenadresse (wer war denn das?), die Ausgangsrechnungs-Datensätze auch nicht.

Bäckerei Extra! hat ein striktes System der referentiellen Integrität, das auf Ihre Daten acht gibt!
Dadurch, daß nur wirklich „freie“ Datensätze einfach gelöscht werden können, wird auch sichergestellt, daß die Dateien in Bäckerei Extra! keinen „Datenmüll“ enthalten!

Beispiel: Um tatsächlich einen Kunden aus der Kundendatei löschen zu können, muß sichergestellt werden, daß für diesen Kunden keine Lieferscheine mehr in den Lieferscheindateien enthalten sind, daß für diesen Kunden keine Standard-Bestellungen für diesen Kunden mehr verspeichert sind und vieles anderes mehr. Erst wenn diese „sekundären“ Datensätze gelöscht wurden, könnte auch der Kundendatensatz problemlos gelöscht werden. Gleiches gilt für die Artikeldatei. Erst wenn keine Lieferscheinzeile mehr auf diesen Artikel verweist, wenn keine Zeile einer Standardbestellung auf diesen Artikel Bezug nimmt, erst dann ist das Löschen eines Artikels möglich!

Anmerkung: wir weisen darauf hin, dass es unter 1 – Datei im Menü von Bäckerei Extra! die Möglichkeit gibt, die wichtigsten Bewegungsdaten vollständig zu löschen. Diese Möglichkeit wurde von der Stammdaten-Erfassung getrennt und kann natürlich nur von Administratoren durchgeführt werden.

Folgerung: ein Kunde oder ein Artikel, den Sie nicht löschen können, der hat mit Sicherheit noch andere Daten an ihm dranhängen! Bäckerei Extra! bietet Ihnen die Möglichkeit, max 999999 Kunden in der Kundendatei und ebenso viele Artikel in der Artikeldatei zu halten! Legen Sie also neue Kunden und neue Artikel auch mit neuer Nummer neu an! Begehen Sie bitte nicht die Unart, vorhandene, aber nicht mehr benötigte Kunden und Artikel im Text zu überschreiben, also deren ‚Bedeutung‘ zu ändern. Diese „Sparsamkeit“ ist angesichts der vielen möglichen Kunden und Artikel völlig unnötig und bringt Ihnen nur Probleme! Was sagt denn dann eine Statistik aus, die zur einen Hälfte die Erlöse aus „Osterhasen“ und zur anderen Hälfte die Erlöse aus „Kletzenbrot“ ausweist? Gar nix! Statistiken haben den Zweck, Ihre Kalkulation zu unterstützen, Ihnen zu ermöglichen, Ihre Firma auf der Grundlage sinnvoller Daten zu steuern! Also: Legen Sie neue Kunden, neue Artikel, neue Zutaten etc. bitte auch neu mit neuen Nummern an – nehmen Sie in keinem Fall Änderungen nicht mehr verwendeter Datensätze vor!!

Was können Sie tun, damit nicht mehr verwendete Artikel- oder Kunden-Datensätze Ihnen bei der Arbeit nicht mehr im Wege stehen?
Bäckerei Extra! bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Artikel- oder Kundennummer mittels eines kleinen Programmes ganz einfach zu ändern! Als Folge wird Bäckerei Extra! alle Dateneinträge für den jeweiligen Kunden oder Artikel ebenfalls ändern, es erscheinen also alle Lieferscheinzeilen mit diesem Artikel plötzlich mit einer anderen Artikelnummer oder alle Lieferscheine, Rechnungen, Aktionen, PDF-Formulare usw an diesen Kunden erscheinen dann unter einer anderen Kundennummer! Das dauert bei größeren Lieferscheindateien einige Zeit, der Nutzen ist aber klar: Sie können – ohne Schaden an den Daten anzurichten – die nicht mehr verwendeten Kunden / Artikel an das Ende der Datei schieben! Zusätzlich können Sie nicht mehr aktive Kunden mit der checkbox ‚Kunde inaktiv?‘ aus der Darstellung in der Lieferschein-Kundentabelle überhaupt herausnehmen – sie werden dort unsichtbar! Auch Artikel können mit „Artikel inaktiv?“ ‚unsichtbar‘ gemacht werden.